TEKNIK DASAR MANAGEMENT BASIS DATA
Basis data merupakan
kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi biasanya ditunjukan
dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record
yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas
yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan
bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu
record.
Dari pengertian diatas dapat
disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
1.
Bersifat data
oriented dan bukan program oriented.
2.
Dapat digunakan oleh
beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
3.
Dapat dikembangkan
dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
4.
Dapat memenuhi
kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah
5.
Dapat digunakan
dengan cara-cara yang berbeda.
Prinsip utama basis data
adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan dalam
pengambilan data kembali. Adapun Tujuan basis data diantaranya adalah sebagai
berikut :
1. Efisiensi
meliputi speed, space dan accurancy.
2. Menangani
data dalam jumlah besar.
3. Kebersamaan
pemakaian (Sharebility).
4. Meniadakan
duplikasi dan inkonsistensi data.
Sistem basis data merupakan
perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data (SMBD).
Komponen-komponen sistem basis data meliputi :
1. Perangkat
Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data.
2. Sistem
Operasi (Operating System) atau perangkat lunak untuk mengelola basis data.
3. Basis
data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.
4. Sistem
Manajemen Basis Data (SMBD).
5. Pemakai
(User).
6. Aplikasi
lain.
Perangkat untuk menjaga
abstraksi data dikenal dengan sebutan data model. Data model merupakan kumpulan
konsep yang dapat digunakan untuk menggambar struktur data. Struktur basis data
meliputi tipe data, relationship, dan beberapa syarat yang harus dipenuhi basis
data.
Ada beberapa definisi yang umum digunakan dalam basis data, yaitu :
Entitas Entitas adalah orang,
tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang
Administrasi Siswa misalnya, siswa, buku, pembayaran.
Atribut Atribut biasa disebut
juga data elemen, data field, atau data item yang digunakan untuk menerangkan
suatu entitas dan mempunyai harga tertentu, misalnya atribut dari entitas
pegawai diterangkan oleh, nama, umur, alamat, pekerjaan.
Data Value (Nilai Data) : Data aktual atau
informasi yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. Atribut nama
pegawai menunjukan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai
datanya misalnya adalah Anjang, Arif, Suryo, dan lain-lain yang merupakan isi
data nama pegawai tersebut.
File/Tabel : Kumpulan record sejenis yang
mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai
datanya.
Record/Tuple : Kumpulan
elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas
secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi.
1. Persyaratan
Basis Data
Ada
beberapa ketentuan yang harus diperhatikan pada pembuatan file basis data agar
dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu :
a) Redudansi
dan inkonsistensi data : Penyimpanan data yang sama dibeberapa tempat disebut
redundansi, hal ini menyebabkan pemborosan dan menimbulkan inkonsistensi data
(data tidak konsisten) karena bila terjadi perubahan terhadap data maka data
harus dirubah dibeberapa tempat, hal ini tentunya tidak efisien.
b) Pengaksesan
data : Data dalam basis data harus siap diakses oleh siapa saja yang
membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya. Oleh karena itu perlu dibuat
suatu program pengelolaan atau suatu aplikasi untuk mengakses data yang dikenal
sebagai DBMS.
c) Data
terisolasi untuk standarisasi : Jika data tersebar dalam beberapa file dalam
bentuk format yang tidak sama, maka akan menyulitkan dalam menulis program
aplikasi untuk mengambil dan menyimpan data, oleh karena itu data dalam satu
database harus dibuat satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya
d) Masalah
keamanan (security) : Tidak setiap pemakai sistem basis data
diperbolehkan
untuk mengakses semua data, misalnya data mengenai gaji pegawai hanya boleh
dibuka oleh bagian keuangan dan personalia, sedang bagian gudang tidak
diperkenankan untuk membukanya. Keamanan dapat diatur dan disesuaikan baik
ditingkat basis data atau aplikasinya.
e) Masalah
integritas (Integrity) : Basis data berisi file yang saling berhubungan,
masalah utama adalah bagaimana kaitan antar file tersebut terjadi meski
diketahui bahwa file A terkait dengan file B, namun secara teknis ada field
yang mengaitkan kedua file tersebut oleh karena itu field kunci tidak dapat
diabaikan dalam merancang suatu basis data.
f) Multiple
user : Salah satu alasan basis data dibangun adalah karena nantinya data
tersebut digunakan oleh banyak orang, baik dalam waktu berbeda maupun bersamaan
sehingga kebutuhan akan basis data handal yang mendukung banyak pemakai perlu
dipertimbangkan.
g) Data
independence (kebebasan data) : Pada aplikasi yang dibuat dengan bahasa
pemrograman seperti BASIC misalnya, apabila program telah selesai dibuat dan ternyata
terjadi perubahan terhadap struktur file maka program tersebut harus diubah,
ini artinya program tersebut tidak bebas terhadap database yang ada. Berlainan
dengan paket DBMS apapun yang terjadi pada struktur file, setiap kali hendak
melihat data cukup dengan utility LIST. Ini artinya perintah DBMS bebas
terhadap database karena apapun perubahan terhadap database, semua perintah
akan stabil tanpa ada yang perlu diubah. Data independence dapat dibagi menjadi
dua bagian, yaitu :
·
Phisycal
Data Independence : Kebolehan untuk mengubah pola fisik
database tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi
pada level fisik biasanya hanya pada saat meningkatkan daya guna.
·
Logical Data
Independence : Kebolehan mengubah pola konseptual tanpa mengakibatkan
suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level konseptual
teristimewa saat struktur logika database berubah, ditambahkan atau dikurangi.
2. Abstraksi
Data
Kegunaan utama sistem basis
data adalah agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan abstraksi dari data.
Bayangan mengenai data tidak lagi memperhatikan kondisi sesungguhnya bagaimana
satu data masuk ke database disimpan dalam sektor mana, tetapi menyangkut
secara menyeluruh bagaimana data tersebut dapat diabstraksikan mengenai kondisi
yang dihadapi oleh pemakai sehari-hari. Sistem yang sesungguhnya, tentang
teknis bagaimana data disimpan dan dipelihara seakan-akan disembunyikan
kerumitannya dan kemudian diungkapkan dalam bahasa dan gambar yang mudah
dimengerti oleh orang awam.
Ada tiga kelompok pemakai dalam tingkatan abstraksi saat
memandang suatu database, yaitu :
·
Level Fisik :
Level ini merupakan level abstraksi paling rendah karena menggambarkan
bagaimana data disimpan dalam kondisi sebenarnya.
·
Level
Konseptual : Level ini menggambarkan data apa yang disimpan dalam
database dan hubungan relasi yang terjadi antara data dari keseluruhan
database. Pemakai tidak memperdulikan kerumitan dalam struktur level fisik
lagi, penggambaran cukup dengan memakai kotak, garis,dan hubungan secukupnya.
·
Level
Pandangan Pemakai (View level) : Level ini merupakan level abstraksi
data tertinggi yang menggambarkan hanya sebagian saja yang dilihat dan dipakai
dari keseluruhan database, hal ini disebabkan beberapa pemakai database tidak
membutuhkan semua isi database.
MENGELOLA DATA RESOURCES
1. Managemen Basis Data
Pentingnya data : bagi
perusahaan untuk keunggulan kompetitif
Sebuah
aktifitas manajerial yg mengimplementasikan teknologi informasi seperti
manajemen database, gudang data dalam tugasnya untuk mengelola sumber data
organisasi untuk memenuhi pihak yg berkepentingan.
Proses ini biasanya
menggunakan (input-proses-output) untuk mengakses dan mengekstrak data yg
releven serta mengubahnya kedalam bentuk umum.
Misalnya : beberapa anak
perusahaan mencatat aktifitas menggunakan definisi data yg berbeda sehingga
hasil data kurang optimal.
Pemecahan
: membuat kesepakatan mengenai definisi data untuk semua kegiatan bisnis
A. DATA :
·
Karakter : adalah suatu huruf, angka,
symbol dsb.
·
Field : sekelompok karakter yg
terhubung contoh : nama
Field mewakili atribut (karakter/kualitas) dari entitas
(objek, orang dsb)
Contoh : database PLN
·
Entitas : pelanggan, meteran, tagihan,
pembayaran, penggunaan materan
·
Hubungannya : tagihan dikirim ke
pelanggan dan pelanggan bayar
Catatan : field data yg saling terhubung dan
dikelompokkan sehingga catatan dapat mewakili atribut
Contoh : catatan penggajian meliputi nama orang, upah,
jaminan social dsb
B.
File : catatan yg terhubung
Contoh : penggajian : master karyawan vs transaksi
C.
Database : kumpulan terintegrasi dari
elemen data yg secara logic saling terhubung
Jenis Database :
· Database Operasional : berisi data operasi perusahaan
berupa transaksi, produksi dsb
· Database terdistribusi : data yg terdapat dalam server
jaringan dapat berupa copy dari database operasional
· Database eksternal : dalam dunia maya
Contoh : database Produksi,
database SDM
Data warehousing
Penggudangan
data (data warehousing) adalah sebuah penampungan data secara elektronik dari
sebuah organisasi. Gudang data (data warehouse) dirancang untuk memudahkan
pelaporan dan analisa data.
Penggudangan
data yang berfokus pada penyimpanan data. Namun, cara untuk mengambil dan
menganalisis data, mengekstrak, mengubah dan mengambil data, dan untuk
mengelola kamus data juga dianggap komponen penting dari sistem pengudangan
data. Banyak referensi dalam pergudangan data ini menggunakan konteks yang
lebih luas. Oleh karena itu, definisi yang diperluas untuk data pergudangan
meliputi bussiness intelegence tools, alat-alat untuk mengambil, mengubah, dan
memuat data ke dalam penampungan, dan alat-alat untuk mengelola dan mengambil
metadata.
Manfaat Penggudangan data antara lain
·
penggudangan data
memberikan model data umum untuk semua kepentingan tanpa memperdulikan dari
mana sumber datanya. Hal ini mempermudah untuk membuat laporan dan menganalisis
informasi dibandingkan dengan model data yang beragam seperti faktur penjualan,
kuitansi penerimaan barang, buku besar, dll
·
Sebelum memuat data
ke dalam gudang data, segala bentuk inkonsistensi diidentifikasi dan
diselesaikan. Ini sangat mempermudah pelaporan dan analisis.
·
Informasi dalam
penggudangan data yang berada di bawah kontrol penggudang data, sehingga
meskipun sistem sumber data berubah seiring waktu, informasi dalam gudang tetap
dapat disimpan dengan aman selamanya. Karena terpisah dari sistem operasional,
gudang data menyediakan media data tanpa memperlambat sistem operasional.
·
Gudang data dapat
bekerja bersama-sama karena itu dapat meningkatkan nilai aplikasi operasional
bisnis, terutama sistem manajemen hubungan pelanggan.
·
Penggudangan data
dapat memfasilitasi sistem pendukung keputusan aplikasi seperti laporan
kecenderungan (misalnya, dengan barang yang paling bagus penjualannya di
wilayah tertentu dalam waktu dua tahun terakhir), melaporkan penyelewengan, dan
laporan yang perbandingan antara kinerja sebenarnya dengan tujuan yang telah
ditetapkan.
Data Mining ( Penggalian Data )
Data
mining adalah proses penggalian pola tersembunyi dari data. Semakin banyak data
dikumpulkan, dengan jumlah data yang dua kali lipat setiap tiga tahun, data
yang menjadi semakin penting untuk mentransformasikan data menjadi informasi.
Hal ini umumnya digunakan dalam berbagai praktek pencarian keterkaitan data,
seperti pemasaran, mendeteksi penyelewengan dan penemuan ilmiah. Data Mining
dapat diterapkan pada set data berukuran apapun. Namun, meskipun dapat
digunakan untuk menemukan pola-pola tersembunyi di dalam data yang telah
dikumpulkan, ia tidak dapat menemukan pola yang tidak ada dalam data, ataupun
dalam data yang belum dikumpulkan. Selama berabad-abad, manusia telah menggali
informasi secara manual dari data yang ada, tetapi semakin meningkatnya volume
data dalam era modern telah memunculkan ide untuk penggalian informasi secara
otomatis.